Los Angeles Community College District, Los Angeles, Californië, Verenigde Staten
LACCD (Los Angeles Community College District) is met jaarlijks bijna 200.000 studenten het grootste hogeschooldistrict in de Verenigde Staten en een van de grootste ter wereld. De omvang van de werkzaamheden is bijna onvoorstelbaar.
Omdat LACCD zich bewust is van de mogelijke schadelijke gevolgen voor het milieu van een dergelijke grootschalige organisatie, heeft de organisatie zich ontwikkeld tot een van de voorlopers op het gebied van milieubewustzijn die zich inzet om duurzaamheid en groene initiatieven te ondersteunen. Op basis van obligatieleningen in 2001 en 2003 verwierf LACCD een budget van bijna 1,7 miljard euro voor een programma voor duurzame bouw en renovatie. Dit programma, dat door de stemgerechtigden van Los Angeles werd goedgekeurd, behoort tot de grootste programma's van zijn soort in de hele wereld.
Eén van de uitdagendste doelstellingen van het programma was het streven om de negen campussen van LACCD in 2009 los te koppelen van het energienetwerk. Door op elke campus zonne-energie op te slaan en een centrale installatie voor duurzame energie te bouwen, wilde LACCD voldoende energie opwekken voor de stroomvoorziening van alle negen campussen. Het energieplan van het district stimuleert bovendien het gebruik van geothermische en windenergie, het aangaan van contracten voor energiebesparing en een duurzaam programma dat op de behoeften van elke campus is afgestemd. Daarnaast zullen alle nieuwe bouwprojecten uitsluitend groene gebouwen opleveren die aan de LEED®-standaarden voldoen.
Hoewel deze initiatieven de milieuprestaties van de faciliteiten van LACCD hebben verbeterd, zorgt de omvang van het district voor een extra belasting: de kosten, tijd en milieu-effecten van het reizen. De negen campussen van LACCD zijn verspreid over een servicegebied van zo'n 2000 vierkante kilometer. Vanwege de grote spreiding van het netwerk van besluitvormers, waaronder sponsors, bestuurders en projectteams die verantwoordelijk zijn voor de bouw op de campus, moesten sommige leden meer dan 100 kilometer rijden om een vergadering bij te wonen. Dat was niet alleen duur en kostte veel tijd, met name vanwege de onvoorspelbare verkeersdrukte rondom Los Angeles, maar conflicteerde bovendien met de initiatieven van LACCD voor energiebesparing.
Met het budget van de obligatieleningen in het vooruitzicht besefte LACCD dat er behoefte was aan een technologisch plan voor de langere termijn. In dat plan wordt onder andere de behoefte aan HD-videoconferenties genoemd. Nu in de nabije toekomst extra geld beschikbaar zou komen, beloofde LACCD zich in te zetten om bestaande middelen te gebruiken, zodat een begin kon worden gemaakt met het realiseren van het technologische plan.
Videocommunicatie was voor LACCD geen nieuw idee. De afgelopen jaren waren er standard-definition videosystemen geïmplementeerd, maar deze technologie was niet populair. "De oudere systemen hadden eigenlijk een negatieve invloed op de productiviteit omdat de beeldkwaliteit slecht was, bewegingen schokkerig werden weergegeven en de systemen niet gebruiksvriendelijk waren", vertelde Jorge Mata, interim-CIO bij LACCD. "Omdat mensen op verschillende locaties met deze systemen geen natuurlijke gesprekken konden voeren, zijn ze uiteindelijk amper gebruikt."
Er was duidelijk behoefte aan een video-oplossing die waar voor zijn geld bood. Belangrijkste behoeften van LACCD:
LACCD ging in zee met Subodh Kumar, IFMA-fellow en president van de toonaangevende consultancyfirma Chartered Facility Management Group, Inc., om een technologisch masterplan te ontwikkelen waarmee het district een aantal jaren vooruit zou kunnen. Kumar en zijn team hielden zich vier maanden bezig met een uitgebreide evaluatie van oplossingen voor videocommunicatie van alle leveranciers. Ook maakten ze een objectieve offerteaanvraag met informatie over de specifieke behoeften van LACCD, waaronder de richtlijnen van het Californische Ministerie van Onderwijs.
"Het product en team van LifeSize sloten het best aan bij alle criteria van de offerteaanvraag", vertelde Kumar. "Videoconferenties zijn zo succesvol vanwege de realistische, gedetailleerde videoweergave, het natuurlijke geluid en de naadloze omgeving, waardoor deelnemers het idee hebben dat ze zich in dezelfde ruimte bevinden. LifeSize krijgt dit voor elkaar", zei hij.
23 LifeSize-systemen, waaronder LifeSize® Room™- en LifeSize® Express™-producten, werden geïnstalleerd op de negen campussen, op twee satellietlocaties en bij de directie van LACCD. Ook werd een LifeSize® Multipoint™-bridge met 24 poorten geïnstalleerd en het LifeSize® Gateway™-product, dat ISDN-naar-IP-connectiviteit biedt. Deze implementatiefase omvatte bovendien de installatie van LifeSize® Control™ -beheersoftware en HD-documentcamera's.
"Videovergaderingen raken langzamerhand ingeburgerd", vertelde Larry Eisenberg, uitvoerend directeur op het gebied van planning en ontwikkeling van faciliteiten bij LACCD. "We hebben de oudere systemen en webcams geprobeerd, maar die boden geen realtime-ondersteuning. Onze dagelijkse vergadering met het bestuur van het district, waarvoor sommige deelnemers minstens twee uur moesten reizen, kan nu met één druk op de knop worden gevoerd. We halen onze mensen van de weg en vergroten tegelijkertijd de productiviteit." Nu de reiskosten per kilometer onlangs met 17% zijn toegenomen, kan LACCD met de bespaarde reiskosten nog meer programma's voor positieve verandering opzetten. Daardoor heeft men de garantie dat het geld van het district wordt gebruikt voor het belangrijkste doel: het onderwijs.
De videosystemen van LifeSize worden momenteel voornamelijk gebruikt voor bestuursvergaderingen en projectbijeenkomsten over de bouw op het campusterrein. Het doel voor de toekomst is video-onderwijs op afstand. In november 2008 werd gestemd over een andere obligatielening. Nu ging het om zo'n 2,6 miljard euro voor 70 bouwprojecten op de campus, waaronder voorzieningen voor onderwijs op afstand. Omdat het aantal studenten van LACCD continu toeneemt, wordt het steeds belangrijker dat docenten 'op twee plaatsen tegelijk' kunnen zijn. Een docent kan in de toekomst bijvoorbeeld een college geven op de campus van Los Angeles Harbor en vervolgens naar een speciale videoruimte lopen om op een groot scherm op de campus van Los Angeles Valley te worden geprojecteerd, op een afstand van 50 kilometer en twee uur reizen.
"Kort gezegd", vertelde Mata, "biedt LifeSize ons de kans om de mogelijkheden van de juiste mensen te optimaliseren door twee barrières weg te nemen: afstand en tijd. Op een dag zal het houden van een videoconferentie even normaal zijn als het voeren van een telefoongesprek, en tot onze grote vreugde gaan wij die kant op."
Klik hier om een PDF-versie van deze casestudy te downloaden.
Klik hier om het PDF-bestand van deze casestudy te downloaden.