Jet Propulsion Laboratory, California Institute of Technology, Verenigde Staten
JPL (Jet Propulsion Laboratory) is een door de overheid gefinancierd centrum voor onderzoek en ontwikkeling. Caltech (California Institute of Technology) houdt zich in opdracht van NASA bezig met het personeelsbeleid en het beheer van het centrum. JPL richt zich niet alleen op onderzoek van ruimte en planeten, maar werkt ook met satellieten die in een baan om de aarde draaien en ontwikkelt technologieën op uiteenlopende gebieden, van openbare veiligheid tot geneeskunde.
Voor de missie van JPL is een uitgebreide samenwerking met de overheid, universiteiten en het wereldwijde bedrijfsleven vereist. Om de efficiëntie en frequentie van vergaderingen te optimaliseren en ervoor te zorgen dat vergaderingen op het juiste moment plaatsvinden, zodat mensen kunnen worden samengebracht om het besluitvormingsproces te verbeteren en de zakelijke relaties te versterken, maakt JPL gebruik van hoogwaardige video- en audiotechnologie en diensten van CSC. Hierdoor ontstaan betere partnerschappen, wordt het milieu minder belast, worden er kosten bespaard en is de efficiëntie toegenomen. Daarnaast is de inzet van de teamleden vergroot, waardoor projecten sneller resultaten opleveren.
JPL heeft 5000 werknemers in meer dan 100 gebouwen op het terrein van de organisatie. Daarnaast zijn er nog werknemers, onderaannemers en zakelijke partners over de hele wereld, bijvoorbeeld op locaties van NASA en universiteiten.
JPL had behoefte aan de voorzieningen die videotechnologieën voor persoonlijke gesprekken op afstand zouden bieden, zoals de mogelijkheid om vaker bijeenkomsten met medewerkers op externe locaties te organiseren, een snellere uitwisseling van ideeën, betere mogelijkheden om problemen met projecten te ontdekken en op te lossen en een verbeterde communicatie tussen verschillende culturen. Het reizen tussen de verschillende locaties leidde bovendien tot een hoge mate van non-productiviteit en schadelijke gevolgen voor het milieu die JPL wilde beperken.
Toen JPL de beschikbare opties voor videocommunicatie op afstand evalueerde, bracht CSC het LifeSize® Room™-systeem als goedkope oplossing onder de aandacht. LifeSize® Room™ creëert een intieme omgeving waarin een gesprek met teamleden in dezelfde ruimte wordt gesimuleerd, inclusief oogcontact en lichaamstaal. Dit zorgt voor levendige discussies, effectievere samenwerking, een hogere mate van vertrouwen en een grotere inzet van de deelnemers.
Als vooruitstrevende organisatie besloot JPL de nieuwste technologie voor high-definition videoconferenties in te zetten voor de volgende doeleinden:
JPL was op zoek naar een uitzonderlijke en tegelijkertijd kosteneffectieve voorziening voor persoonlijke communicatie die binnen de hele organisatie kon worden geïmplementeerd. De LifeSize® Room™-oplossing biedt 90% van de ervaringen van een telepresence-systeem tegen een fractie van de kosten, waardoor JPL de technologie op veel meer locaties kon implementeren, bijvoorbeeld bij belangrijke onderaannemers en partners over de hele wereld.
De implementatie van de video-oplossing voor persoonlijke communicatie op afstand bij JPL werd uitgevoerd door het CSC Pasadena Innovation Center in samenwerking met de organisatie ISAS (Institutional Services and Support) van CSC en de groep Collaborative Market Solutions. CSC selecteerde een oplossing voor high-definition videocommunicatie van LifeSize® die praktisch en kosteneffectief was, en zodanig geprijsd was dat de oplossing op verschillende locaties van JPL en partners kon worden geïmplementeerd.
De LifeSize-systemen werken veilig via het internet, zodat kostbare vaste lijnen niet nodig zijn. Het projectteam selecteerde LifeSize® Room™ (dat ook LifeSize® Phone™ bevat), een geïntegreerd systeem dat met de meeste HD-beeldschermen in vergaderruimten kan worden verbonden en een kristalheldere videoweergave en optimale geluidskwaliteit biedt.
Bij het selecteren en installeren van de videosystemen voor persoonlijke communicatie op afstand bleek de praktijkervaring van CSC uiterst waardevol te zijn. CSC gaf daarnaast tips om op basis van de kenmerken van elke ruimte het licht, het geluid en andere omgevingsfactoren te verbeteren. Vervolgens hielp CSC bij het organiseren van diverse live demonstraties, zodat gebruikers het systeem snel zouden gaan gebruiken en de impact op het bedrijf direct merkbaar zou zijn. CSC maakte bovendien fraaie, eenvoudige gebruikershandleidingen om de algehele gebruikerservaring te verbeteren en onderbrekingen van vergaderingen door technische problemen te voorkomen.
Het systeem biedt JPL de volgende voordelen:
Naar aanleiding van de feedback van werknemers en de resultaten bij de proefopstelling heeft JPL deze oplossing in een aantal vergaderruimten geïmplementeerd. In de toekomst moet het aantal installaties worden uitgebreid en moet er ook verbinding worden gemaakt met geselecteerde onderaannemers en partnerorganisaties, zodat de samenwerking wordt vergroot en de relaties verbeteren.
Klik hier om een PDF-versie van deze casestudy te downloaden.
Klik hier om het PDF-bestand van deze casestudy te downloaden.