Idaho Department of Fish & GameBoise, Idaho, Verenigde Staten
De missie van het ministerie is simpel: Al het wild, inclusief alle wilde dieren, wilde vogels en vissen, binnen de Amerikaanse staat Idaho, is het bezit van de staat Idaho. Het moet behouden, beschermd en beheerd worden.
Het landschap van Idaho is wild, met enkele van de grootste onbedorven natuurlijke gebieden in de Verenigde Staten. Het Frank Church-River of No Return Wilderness Area bijvoorbeeld is met 9577 vierkante kilometer de grootste aaneengesloten beschermde wildernis van het Amerikaanse vasteland. Idaho heeft natuurlijke hulpbronnen en landschappen. De staat heeft met sneeuw bedekte bergketens, stroomversnellingen, uitgestrekte meren en steile ravijnen.
Met zeven regionale kantoren in de hele staat en ongeveer 1000 vaste en seizoensmedewerkers kan het ministerie van Fish and Game op dit moment bogen op ongeveer 500.000 vergunninghouders en is het alle inwoners van Idaho van dienst.
Het ministerie is wijd verspreid over de staat in enkele van de meest afgelegen gebieden van Idaho. Met 26 wildbeheergebieden, 29 broedplaatsen en verschillende laboratoria voor het welzijn van vis en wild, is het noodzakelijk dat medewerkers fysiek dicht bij hun respectievelijke gebieden blijven. Persoonlijke bijeenkomsten zijn noodzakelijk, maar het kostte veel geld en reistijd om zo'n verspreide werkgroep samen te brengen.
Zoals met veel provinciale instanties het geval is, bleven budgetten slinken terwijl verantwoordelijkheden en algehele kosten bleven toenemen. Sommige beambten waren teleforensen en sommige veldmedewerkers werkten vanuit afgelegen faciliteiten, kwekerijen en wildgebieden. Voor veel medewerkers kostte het alleen al een dag aan reistijd en reisgeld om bijeenkomsten op de verschillende locaties bij te wonen.
Idaho Fish & Game had een videocommunicatiehulpmiddel nodig dat levensechte HD-kwaliteit leverde voor zinvolle communicatie dat niet alleen makkelijk was in gebruik, maar ook in implementatie en onderhoud. De oplossing moest ook acht of meer locaties tegelijkertijd kunnen verbinden tegen een redelijke prijs.
Idaho Fish & Game evalueerde de producten van verschillende leveranciers van videoconferentie-oplossingen en ontdekte dat LifeSize hun het meeste waar voor hun geld bood.
"Onze doorslaggevende factoren bij de keuze voor LifeSize waren installatie-, gebruiks- en onderhoudsgemak, algemene kwaliteit en prijs-prestatieverhouding," aldus Craig Potcher, Idaho Fish & Game. "Als we het bouwen, komen ze wel. Vlak na de aankoop en installatie van de systemen bezochten we alle regio's om medewerkers te trainen in het gebruik van de eindpunten. Daarnaast hielden we enkele afdelingsbijeenkomsten. Naarmate mensen meer aan de technologie werd blootgesteld, vonden ze het makkelijker om de systemen te gebruiken."
Idaho Fish & Game koos voor het LifeSize® Room™ HD-videoconferentieproduct. LifeSize Room is bij uitstek geschikt voor grote vergaderzalen en levert videogesprekken voor meerdere deelnemers. Dit gebeurt via een geïntegreerde high-definition MCU (multipoint control unit). 6-wegs voortdurende aanwezigheid (met vier zichtbare deelnemers), compleet met transcodering wordt nu aangeboden in een gestroomlijnde behuizing die de helft kleiner is dan vergelijkbare oplossingen.
Na de implementatie heeft het Wildlife Bureau een korte studie uitgevoerd waaruit bleek dat elke videoconferentiebijeenkomst met veldmedewerkers hen gemiddeld $7000 dollar aan reiskosten bespaart. Elke videoconferentiebijeenkomst met veldmedewerkers bespaart twee reisdagen. Bijeenkomsten kunnen nu met weinig of geen voorafgaande planning plaatsvinden en kosten vaak minder tijd dan bijeenkomsten ter plekke.
"We wisten niet zeker hoe het ontvangen zou worden, of hoe het zou werken op ons beperkte netwerk," aldus Potcher. "Hoewel het netwerk een uitdaging was die moest worden overkomen, gebruikt het systeem minder netwerkbronnen dan we in eerste instantie hadden verwacht. Onze eerste LifeSize Room-systemen in de zeven regio's en hoofdkantoren werden enorm veel gebruikt en het gebruik van deze mogelijkheid is de afgelopen drie jaar alleen maar toegenomen."
In 2009 schafte Idaho Fish & Game ook een LifeSize® Multipoint™ 24-port Multipoint Control Unit (MCU) aan. De multipoint-conferentie-eenheid is ontworpen voor gebruik in een gecentraliseerde of gedistribueerde omgeving. Dit betekent optimale flexibiliteit en schaalbaarheid. Deze toevoeging werd gedaan om bijeenkomsten mogelijk te maken en de implementatie nog verder uit te breiden, waarbij alle regio's de mogelijkheid hebben om meerdere gelijktijdige sessies tussen faciliteiten te houden.
"Slechte communicatie kan zorgen voor mislukte projecten en dan kost het weer extra geld en tijd om projecten te redden," aldus Potcher. "Met LifeSize ervaren we betere communicatie in de hele staat, een toenemende interesse in het gebruik van teleconferenties, lagere reiskosten voor onze kantoren en kortere, productievere bijeenkomsten in het algemeen. Videoconferenties kunnen persoonlijke bijeenkomsten niet volledig vervangen, maar ze kunnen de noodzaak wel aanzienlijk verminderen."
Klik hier om het PDF-bestand van deze casestudy te downloaden.