Children's Hospice South West, Barnstaple, Verenigd Koninkrijk
Children's Hospice South West, een liefdadigheidsinstelling in het Verenigd Koninkrijk, biedt palliatieve zorg, tijdelijke opvang, terminale zorg en hulp bij rouwverwerking voor kinderen met een beperkte levensverwachting en hun families in Zuidwest-Engeland. Omdat de regio meer dan 1000 kinderen met een levensbedreigende ziekte telt, is de steun van de hospice onmisbaar.
CHSW werd in 1991 opgericht door Jill en Eddie Farwell, nadat het echtpaar jarenlang was gedwongen om met hun twee kinderen met een beperkte levensverwachting naar Helen House in Oxford te reizen, een van de weinige hospices binnen een afstand van honderden kilometers. De organisatie heeft momenteel twee locaties in de regio, Little Bridge House in het noorden van Devon en Charlton Farm in het noorden van Somerset.
Children's Hospice South West heeft de inzamelingsactie 'Precious Lives Appeal' gestart om bijna 6 miljoen euro in te zamelen voor de bouw van een derde hospice, waar veel behoefte aan is. Deze faciliteit, Little Harbour, zal worden gebouwd in Porthpean, St Austell in Cornwall en zal vanaf 2011 steun bieden aan kinderen en families in dit gebied.
Vanwege het toenemende aantal personeelsleden (op dit moment zo'n 160), waaronder verzorgers, managers, administratieve medewerkers en fondsenwervers, is het essentieel dat er continu en in real time wordt gecommuniceerd. Toen de bouw van de nieuwe faciliteit in Cornwall steeds dichterbij kwam, moesten werknemers, met name managers, steeds vaker tussen de locaties heen en weer reizen.
Bij een analyse van de reizen van één manager gedurende een periode van drie maanden bleek er 67 keer te zijn gereisd, namelijk 45 keer naar Charlton Farm en 22 keer naar de nieuwe faciliteit in Cornwall. Omdat de reistijd heen en weer naar beide locaties vanaf Little Bridge zo'n 3 uur bedraagt, was de reistijd dus zo'n 17 uur per week. De geschatte reiskosten bedroegen zo'n 60.000 euro per jaar en sommige medewerkers besteedden tot 60% van hun werktijd aan reizen.
CHSW had behoefte aan een betere, kosteneffectievere manier van communiceren. De IT-groep van de organisatie onderzocht diverse diensten voor audiogesprekken, maar omdat de organisatie zich voornamelijk op mensen richt, was een voorziening met alleen geluid niet geschikt. Children's Hospice South West was op zoek naar een hulpmiddel voor meeslepende, directe communicatie waarmee een persoonlijke ontmoeting zo dicht mogelijk zou worden benaderd.
Belangrijkste vereisten van CHSW:
Na uitgebreide tests en demonstraties door alle bekende leveranciers van videoconferentiesystemen besloot CHSW dat de HD-oplossing van LifeSize het meest op de behoeften van de organisatie aansloot. De organisatie startte snel daarna een grootschalige implementatie. LifeSize® Team MP™- en LifeSize® Express™-systemen werden op de locaties Little Bridge en Charlton Farm geïnstalleerd, en ook in de kantoren voor fondsenwerving in Cornwall. De systemen waren vrijwel meteen klaar voor gebruik.
De medewerkers van CHSW waren erg tevreden met de systemen. De algemene directeur van de hospice stuurde alle medewerkers een e-mailbericht met informatie over de voordelen van het videosysteem, en er werden informele trainingen georganiseerd om de medewerkers te leren hoe ze het systeem gebruiken.
"De doorslaggevende factoren bij de keuze voor LifeSize waren kosten, kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid en bandbreedtegebruik", vertelde Steve Benson, IT-coördinator voor CHSW. "De ingebouwde bridge, voorzieningen voor het delen van documenten en compactheid van het systeem waren ook belangrijk. Het LifeSize Express-systeem kan bovendien eenvoudig op een karretje worden geplaatst, zodat systemen naar verschillende ruimten op elke locatie kunnen worden verplaatst."
De implementatie van het LifeSize-systeem voor HD-videocommunicatie biedt Children's Hospice South West blijvende voordelen. Niet alleen zijn de reistijd en reiskosten afgenomen, maar de medewerkers kunnen hun tijd nu besteden aan hun belangrijkste taak: voor de kinderen zorgen. Er worden nu wekelijks, maandelijks en spontaan afdelingsbijeenkomsten voor bijvoorbeeld fondsenwerving, communicatie met de gemeenschap en het vaststellen van het verzorgingsbeleid georganiseerd. De groep voor klinische verzorging, die uit artsen, verpleegkundigen, administratieve medewerkers en verzorgers bestaat, houdt nu maandelijks een vergadering die zo'n 3 uur kan duren.
"Vanaf het begin voelde vergaderen via LifeSize natuurlijk aan", vertelde Benson. "Onze medewerkers hebben zich veel sneller aan deze technologie aangepast dan we hadden verwacht." Voor hulp bij technische problemen is op elke locatie een 'ervaren gebruiker' aangewezen, die eventuele problemen met het netwerk of de navigatie kan oplossen.
De IT-groep heeft ook een procedure voor onlineboekingen gecreëerd op basis van een onderdeel in Microsoft® Outlook™, zodat de LifeSize-apparatuur en vergaderruimten eenvoudig kunnen worden gereserveerd. Daarnaast heeft de organisatie een methode ontwikkeld om te berekenen hoeveel er met de videovoorziening op reiskosten wordt bespaard. Elke gebruiker geeft op naar welke locatie wordt gebeld (zodat er niet naar deze locatie hoeft te worden gereisd), waardoor in het programma kan worden bijgehouden hoeveel gereisde kilometers er met elk gesprek zijn bespaard.
"We verwachten onze initiële, eenmalige kosten voor de implementatie van LifeSize binnen 18 maanden terug te verdienen", zei Benson. "Oplossingen voor videoconferenties kunnen persoonlijke ontmoetingen natuurlijk nooit volledig vervangen, en dat mogen we ook niet verwachten. De beeld- en geluidskwaliteit is echter zo goed dat deze technologie nu echt moet worden beschouwd als een bruikbare, kosteneffectieve oplossing voor organisaties met meerdere locaties."
Voor meer informatie over Children's Hospice South West of een donatie bezoekt u de website www.chsw.org.uk.
Klik hier om een PDF-versie van deze casestudy te downloaden.
Klik hier om het PDF-bestand van deze casestudy te downloaden.